Schreibtisch-Chaos? – 3 Schritte zur schnellen Ordnung

von | Apr 22, 2016 | Modern Survival | 0 Kommentare

Du stehst in deinem Büro und denkst, du steht im Dschungel? Zetteltürme und Aktenberge vor dir, du suchst minutenlang nach einem Schriftstück. Kabel, die sich verheddert haben und über die du dauernd stolperst.

Das Chaos überträgt sich auf dich, deine Stresshormone tanzen wild durcheinander, wenn du auch nur hinsiehst. Deshalb schaust du vielleicht lieber nicht hin. Aber die Berge wachsen und wachsen und lassen dich unruhiger und unruhiger werden. Dabei wünschst du dir nichts mehr als dass der Dschungel sich lichten möge…Heute ist der Tag!

Hier findest du das Bürodschungel-Survival-Kit, mit dem du in eine neue Ära eintrittst: die des leeren Schreibtischs. Hier und heute 3 Schritte zum leeren Schreibtisch für dich, über deren Wirkung du staunen wirst. Bist du bereit? Dann…

 

1. Fang an!

Trink einen Kaffee oder einen anderen Wachmacher. Stell dir deinen Timer auf 45 Minuten und stell dir vor, wie dein Schreibtisch aussieht, wenn er ganz leer ist und blitzt. Wäre das nicht herrlich? Sag’ dir jetzt:  “In diesen 45 Minuten werde ich nicht nur meinen Schreibtisch ordnen, sondern mein Arbeitsleben und mich selbst.”

Vielleicht suchst du dir Musik, die dich wach und zupackend werden lässt. “In diesen 45 Minuten…” Plötzlich hast du vielleicht das Gefühl, dass du Bäume ausreißen könntest.

Nimm alles, was auf dem Schreibtisch steht und liegt, herunter und lege es auf den Boden. Putze deinen leeren Schreibtisch, wienere ihn, bis er blitzt. Dieser Schreibtisch wird ab heute nur das beherbergen, was du ständig griffbereit haben musst.

 

2. Zerlege den fiesen, undurchsichtigen Stapel!

Schnapp’ dir Post-Its oder kleine Zettel samt Tesafilm. Auf die Zettel schreibst du:

“Weg damit!”
“Sofort erledigen”
“Einsortieren”
“Abgeschlossen, aber noch wichtig” und
“?”

und klebst sie im Abstand von 20 cm nebeneinander auf eine leere Fläche auf deinem Boden. Jetzt schau auf den Timer – wie viel Zeit hast du noch? Richtig, nicht viel! Nimm den Zettelberg in die Hand und fang an zu sortieren. Das alte Sprachkursprogramm? “Wegschmeißen”! Das neue Programm? Die Steuerbescheide? Feld “Einsortieren”! Die Handyrechnung? Die Mahnung der Bibliothek? “Sofort erledigen”! Die Einladung zum Sektempfang mit Herrn Babbel Feld “?” oder gleich “Wegschmeißen”. Denk’ dran, “In 45 Minuten…”. Alte Papierlasten wegschmeißen befreit!

Achte darauf, dass du die Zettel auf dem Boden nicht wieder zu fiesen, undurchsichtigen Stapel wachsen lässt, sondern lege Blätter, die thematisch zusammenpassen, aufeinander und fächere sie nach vorne hin. Aus dem wahrscheinlich zettelreichsten Feld “Einsortieren” siehst du aus deinen Papieren vielleicht langsam ein “T” erwachsen. Ein “T”? Ja, genau, “T” wie “Transparenz”, “Time is money” oder ganz einfach “Tschakkaa, ich schaff’s!” Du bist auf dem richtigen Weg.

 

3. Lös’ das “T” auf!

– Einsortieren:

Nun geht’s darum, dass du dir ein Ordnungssystem besorgst, dass dir gute Dienste leistet. Ich habe vieles ausprobiert und bin durch das Buch “Simplify your Life” bei der Hängeregistratur gelandet und geblieben. Sie ist einfach unschlagbar, wenn man schnell Zettel einsortieren möchte, sie leicht wiederfinden und seinen Schreibtisch leer halten will.

 

 

Wenn du sie samt einer ganzen Menge Hängemappen erstanden hast, nimm einen Stift zur Hand und bewundere dein gefächertes “T” auf dem Boden: In welche Kategorien gehören die Schriftstücke unter “Sortieren”? Erstell’ die Kategorien so logisch und detailliert wie möglich, sodass du später jedes Schriftstück ganz einfach und schnell wiederfinden kannst.

Ich gebe dir ein paar Beispiele dafür, was auf den Etiketten meiner Mappen steht: “Überweisen, Rechnungen für mich, Quittungen für mich, Rechnungen an Kunden, Steuerbescheide, Steuern, für Freunde, Interessant, Reisen, Ideen, Projekt xy”. Sollten sich später einmal Notizschnipsel, Visitenkarten oder andere Zettel auf meinem Schreibtisch finden, überlege ich mir auch dafür Kategorien und lege neue Mappen an, sodass er immer leer und aufgeräumt bleibt.

 

 

Für kleine Zettel und Notizen ist auch ein Heft praktisch, in das du sie einklebst. Wann immer du merkst, dass du ein Schriftstück nicht leicht findest oder lange überlegst, wo du es einsortierst, leg’ eine neue Hängemappe an. Auch Symbole auf den Etiketten machen sich gut, um die Mappe schnell zu finden.

So lebendig wie dein (Arbeits)leben sollte auch deine Hängeregistratur sein – es ändert sich immer mal wieder was, neue Mappen dürfen dazukommen, umgeändert werden, verschwinden, sodass es am besten passt.

Jetzt kann es losgehen! Was gehört wohin? Sortiere deine gefächerten Papiere in die Mappen ein und freue dich daran, wie dein Boden wieder sichtbar wird.

 

– Sofort erledigen:

Nun schnapp’ dir den Stapel “Sofort” und erledige Schritt für Schritt längst überfällige Aufgaben: Anrufe, Emails schreiben und Rechnungen bezahlen; überrasche deine Mitmenschen, die schon daran gezweifelt haben, dass es dich noch gibt oder die, wenn sie deinen Namen wiedererkennen, erstmal richtig genervt mit den Augen rollen. Sortiere diese Schriftstücke dann sofort in deine nagelneuen Hängemappen ein. Geschafft!

 

– Abgeschlossen:

Nimm’ dir einen Haufen von diesen fetten klassischen Ordnern oder auch dünnere Exemplare. Ihren Rücken beschriftest du mit den gleichen Kategorien wie deine Hängeordner. Alle Vorgänge, die nicht mehr aktuell und abgeschlossen sind, aber noch wichtig sind, heftest du ab jetzt hier ab.

 

 

 

– Weg damit:

Alles, was du nicht mehr brauchst, schmeiße gnadenlos ins Altpapier. Rufe dabei “Auf Nimmernimmerwiedersehen!” hinterher und weg ist eine weitere Last!

Viel Spaß mit deinem schnieken leeren Schreibtisch, dem Gefühl von Durchblick und mehr Zeit zum Durchatmen. Genieß es, dich nach diesem gewonnenen Kampf gegen die Stapel und Berge den ganzen Tag wie ein Held zu fühlen und mit erhobenem Kopf durch dein Büro zu schreiten. Falls doch noch ein unnötiger Zettel herumliegt, kannst du daraus ja ein Krönchen basteln.

Wie viel Zeit brauchtest du wirklich? War es nervenaufreibend? Erzähl’ uns von deiner Erfahrung!

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